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Comment intégrer facilement un outil de signature électronique dans votre processus de travail quotidien

Le digital est de plus en plus présent que ce soit dans nos rues, les entreprises ou même au sein de nos foyers. Les professionnels et les entrepreneurs s’adaptent aux changements du monde et aux évolutions depuis toujours. Aujourd’hui, la digitalisation est devenue incontournable pour les entreprises qui souhaitent gagner en efficacité et en productivité. C’est LA solution pour se moderniser. Parmi les nombreux outils numériques à disposition des entreprises, l'outil de signature électronique se révèle par sa capacité à simplifier et à accélérer le processus de validation des documents. Le mot « Sign » (signe en français) fait de plus en plus partie de notre vocabulaire dans le monde du travail. Dans cet article, nous explorerons comment intégrer facilement un outil de signature électronique dans votre processus de travail quotidien si vous êtes formateur en ligne ou organisme de formation. La finalité étant d’optimiser votre gestion documentaire et de simplifier vos échanges professionnels.

Comprendre les avantages de la signature électronique

Avant de procéder à l'intégration d'un outil de signature électronique, il est essentiel de comprendre les avantages qu'il peut apporter à votre organisme de formation. La signature électronique offre une alternative rapide et sécurisée à la signature manuscrite traditionnelle. Elle permet de réduire considérablement les délais de traitement des documents, d'éliminer le besoin d'imprimer, d’économiser du papier, de scanner et de faxer les documents. De plus, l'utilisation d'un outil de signature électronique améliore la traçabilité des documents, car chaque transaction est horodatée et enregistrée. Cela garantit l'intégrité du document et fournit une preuve juridique contraignante en cas de litige. En intégrant ce logiciel, vous bénéficierez également d'une réduction des coûts liés à l'impression et à la gestion de documents.

Choisissez le bon outil de signature électronique

Avant de procéder à l'intégration de cet outil, il est crucial de déterminer lequel est le plus adapté à vos besoins. Il existe une variété de logiciels sur le marché (Docusign par exemple, fait partie des acteurs du marché), chacun possède ses caractéristiques et ses fonctionnalités spécifiques. Assurez-vous que l'outil que vous choisissez est conforme aux réglementations en vigueur concernant la sécurité et la confidentialité des données. Un bon outil de signature électronique devrait être facile à utiliser, tant du côté des signataires que de celui des gestionnaires. Il devrait également offrir des fonctionnalités avancées telles que la possibilité de créer des modèles de documents pour accélérer le processus de signature, ainsi que des options de personnalisation pour améliorer l'image de marque de votre entreprise.

Formation et sensibilisation du personnel

Une fois que vous avez sélectionné l'outil de signature électronique approprié à vos besoins, il est essentiel de former et de sensibiliser votre personnel à son utilisation. En tant qu’employeur, vous devez vous assurer que chaque personne concernée comprenne les avantages de la signature électronique et sache comment l'utiliser correctement. Organisez des séances de formation pour expliquer comment utiliser l'outil, comment créer des signatures électroniques, et comment gérer les documents signés. Assurez-vous que tout le monde est à l'aise avec l'outil avant de passer à l'étape suivante.

Intégration dans votre flux de travail

Pour commencer, vous devez identifier les processus au sein de votre entreprise qui peuvent bénéficier de la signature électronique. Il peut s'agir de contrats, de bons de commande, de factures, de formulaires de consentement, ou tout autre type de document nécessitant une signature. Ensuite, afin de gagner du temps, vous pouvez créer des modèles de documents préformatés avec des zones réservées pour les signatures électroniques. Ces modèles peuvent être facilement utilisés d’un seul clic. Enfin, vous devez sensibiliser vos collaborateurs à l'utilisation de la signature électronique et encourager leur adoption et cela même dès l’étape du recrutement. Expliquez les avantages de cette nouvelle approche, soulignez les gains de temps et d'efficacité, et montrez à quel point cela peut améliorer leur expérience du travail quotidien. Plus besoin d’imprimer un document, de le faire signer et de le numériser de nouveau. Avec la signature électronique, l’étape du papier sera supprimée. Plus besoin non plus de se déplacer chez un apprenant pour lui faire signer son contrat puisque la signature à distance se fait en un clic.

Le certificat eIDAS et l’API

eIDAS est synonyme de services électroniques d’identification, d’authentification et de confiance. Ce règlement a été établi en 2014 dans le but de créer un cadre juridique harmonisé pour les services d'identification électronique et les services de confiance numérique au sein de l'Union européenne. Il est utilisé pour garantir l'authenticité et l'intégrité des transactions électroniques, ainsi que pour assurer la confidentialité des données lors de la communication en ligne. Il est délivré par un prestataire de services de confiance qualifié et est associé à un utilisateur ou à une organisation. L’un des objectifs du certificat eIDAS est de créer une signature électronique légale et juridiquement contraignante. Il garantit que le document signé n'a pas été altéré depuis sa signature et authentifie l’identité du signataire. Dans de nombreux cas, une signature électronique simple ou avancée, qui ne nécessite pas de certificat eIDAS, peut être utilisée pour des transactions courantes. L’API (Interface de Programmation Applicative) est une interface de programmation qui permet aux développeurs d'intégrer la fonctionnalité de signature électronique dans leurs applications ou systèmes existants de manière personnalisée. Elle n’est pas non plus obligatoire afin d’utiliser la signature électronique. Des solutions en ligne conviviales telles que Metaforma offre, sont disponibles pour satisfaire la plupart des besoins de signature électronique sans avoir à utiliser une API.

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Conclusion

L'intégration d'un outil de signature électronique dans votre processus de travail quotidien est une étape essentielle pour optimiser la gestion documentaire de votre entreprise.

Grâce à ses nombreux avantages, la signature électronique améliorera la productivité de votre organisme de formation à coup sûr ! En utilisant le bon outil, en formant votre personnel à son utilisation et en l'intégrant de manière transparente dans votre flux de travail, vous pourriez tirer parti de ses avantages et simplifier vos échanges professionnels avec vos clients au quotidien. Nous vous invitons à prendre connaissance de notre article « Comment choisir le meilleur outil de signature électronique pour votre entreprise » si vous voulez être certain de faire le bon choix. Vous pouvez également tester gratuitement dès aujourd’hui notre plateforme qualifiée tout-en-un Metaforma afin de commencer à intégrer la signature électronique (et bien d’autres services) à votre quotidien. Envoyez dès maintenant vos documents (pdf et autres) à faire signer. Devenez polyvalent et pleins de ressources, c’est le monde d’aujourd’hui !