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Gestion Documentaire
Un outil indispensable
Comment identifier un bon logiciel de gestion documentaire ?
Les organismes de formation ont l’obligation d’assurer la gestion de volumes de données, l’archivage ainsi que de la documentation de plus en plus gourmande en matière de ressources.
Vous possédez de nombreux dossiers, qui contiennent à leur tour de nombreux fichiers et il convient de savoir comment organiser efficacement cette documentation.
Sur cette page, nous allons répondre à plusieurs questions importantes : Qu’est-ce que la gestion documentaire ? Comment reconnaître un bon logiciel de gestion documentaire ? Qu’est-ce que la gestion électronique des documents (GED) ? Quelles sont les fonctionnalités du logiciel de gestion documentaire Metaforma ?
En tant qu’organisme de formation, il est capital pour vous de choisir le bon outil de GED. Un outil avec une interface simple et des fonctions poussées qui permettent aussi bien de structurer les documents que leur archivage. Mais qu’est-ce que la gestion documentaire exactement ? Il s’agit de la structuration et la gestion de tous les documents et informations qui sont présents au sein d'une entreprise. En d’autres termes, la GED consiste à organiser et stocker de manière efficiente l’intégralité des documents de votre structure.
Pour pouvoir faire ça de manière optimale, vous allez avoir besoin d’un logiciel de gestion documentaire. Et c’est là où Metaforma entre en jeu.
le futur de la formation enfin entre vos mains
ne soyez plus limité
Pourquoi est-il important de choisir le bon outil de GED ?
Ne pas mettre en place de GED est une erreur qui peut coûter beaucoup de temps et donc d’argent à une entreprise.
En réalité, le logiciel de gestion documentaire vient soutenir une politique de gestion de l’information. Grâce à ses fonctionnalités, l’outil vient apporter de la structure et de l’ordre afin d’optimiser la
performance. Metaforma se présente comme un logiciel de gestion documentaire extrêmement complet. C’est la solution idéale pour les organismes de formation et nous vous encourageons à en faire l’essai dès aujourd’hui.
Concernant ses fonctionnalités, notez que le logiciel permet l’archivage de l’intégralité de tous vos documents et données tout en garantissant aussi et surtout leur sécurité.
Concernant ses fonctionnalités, notez que le logiciel permet l’archivage de l’intégralité de tous vos documents et données tout en garantissant aussi et surtout leur sécurité.
Lorsque vous regroupez des documents sensibles, vous n’avez pas envie qu’ils soient accessibles à n’importe qui. Lorsqu’on choisit un outil de GED, la sécurité doit faire partie des points sur lesquels il ne faut faire aucune concession.
Concernant Metaforma, son interface est soignée, claire et vous permettra ainsi qu’à vos collaborateurs de retrouver tous les documents voulus en un temps record.
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Quelles sont les fonctionnalités d’un bon logiciel de gestion documentaire ?
n bon logiciel de gestion documentaire doit pouvoir remplir différentes fonctions. Ce sont ces fonctionnalités vont permettre d’assurer la bonne gestion électronique des documents (GED).
Voici quelques-unes des fonctionnalités impératives d’un bon logiciel de gestion :
Numérisation et identification du document
À l’ère du numérique, il convient de pouvoir limiter au maximum son encombrement.
Il faut donc que vous puissiez scanner les documents mais aussi et surtout pouvoir les retrouver rapidement à l’aide des bonnes techniques d’identification.
Partage efficace des documents
Les utilisateurs doivent pouvoir se partager efficacement des documents sans risque de fuites, ni de perte définitive des fichiers et des données.
Optimisation des flux de travail
Un bon logiciel de gestion documentaire doit aussi pouvoir vous permettre d’automatiser l’itinéraire d’un document important par exemple. C’est extrêmement pratique lorsque des fichiers doivent être validés par différents services au sein de votre organisme de formation.
Sécurité, enregistrement et archivage des documents
Les logiciels de gestion documentaire doivent permettre d’enregistrer et d’archiver la totalité des documents nécessaires au bon fonctionnement de votre organisme. La sécurité est un sujet prioritaire. Comme vous l’aurez compris, cryptage des données, accès sécurisés et sécurisation des données doivent donc être une priorité.
Metaforma intègre ces fonctionnalités et bien plus encore. Notre GED a été designé pour répondre à toutes les problématiques d’un organisme de formation tout en vous proposant une interface lisible, claire et soignée.
Vos dossiers se doivent d’être disponibles pour vos collaborateurs dans un espace sécurisé et doivent pouvoir être consultés facilement par l’ensemble des utilisateurs.
L’archivage doit être simple et doit vous permettre de retrouver rapidement les documents que vous recherchez.
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un élément qui manque à de nombreuses entreprises et cela se ressent grandement en termes d’efficacité.
Il est difficile de le quantifier mais chaque jour, la recherche infructueuse de documents peut représenter une véritable perte de temps. Ce sont des frais cachés pour votre organisme de formation.
Un processus simple ainsi que des logiciels de gestion documentaire efficace peuvent ce problème de façon définitive et c’est pourquoi je vous encourage vivement à faire l’essai du logiciel GED qu’est Metaforma.
PERFORMANCE
Metaforma, l’outil de suivi de formation par excellence ?
1.
Pour faire un bon suivi de formation, il faut des outils qui rassemblent le plus grand nombre de données en un seul et même endroit. Il faut centraliser l’information et surtout s’assurer qu’elle soit facilement lisible pour pouvoir être exploitée correctement.
2.
Mais ce n’est pas tout, il est également possible de paramétrer l’envoi d’une notification auprès de l’un de vos collaborateurs au sein de votre équipe afin de pouvoir directement relancer les étudiants par téléphone.
3.
La clé pour que vos formations soient efficaces, c’est la proximité. Il faut que vos élèves puissent sentir votre présence à leurs côtés. C’est malheureusement ce qu’il manque dans la plupart des outils de gestion administrative et il nous a semblé capital de le prendre en considération.
4.
Parmi les outils embarqués par Metaforma, il va donc être possible de déployer automatiquement l’envoi d’une notification par SMS afin de pousser votre élève à se remettre au travail. C’est le meilleur moyen de s’assurer que vos élèves restent engagés jusqu’à la complétion de leur programme de formation.
Un logiciel de gestion documentaire performant sera votre allié pour une gestion efficace de vos fichiers au quotidien.
Vous l’avez compris, il faut que vos documents et informations soient en sécurité mais qu’ils suivent aussi une structure d’organisation.
En tant qu’organisme de formation, vous traitez à longueur de journées des documents qui peuvent même transiter au sein de différents services.
Bien entendu, nous le pensons. Nous l’avons conçu en apportant un grand soin aux détails.
Mais le meilleur moyen pour nous de vous démontrer de son efficacité, c’est de vous laisser la possibilité de l’essayer pendant une période de 14 jours.
Axé sur la sécurité, la clarté de son interface et sa facilité d’utilisation, Metaforma ne demande plus qu’à être essayé par vos soins pour vous faciliter le travail.
Pour faire le tri parmi les nombreux choix de logiciels existants, faire un essai sera toujours le meilleur moyen de vous rendre compte par vous-même des fonctionnalités offertes par Metaforma.
Inscrivez-vous gratuitement sans plus tarder à un essai de 14 jours et rejoignez les utilisateurs satisfaits par Metaforma.