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Comment choisir le meilleur outil de signature électronique pour votre entreprise

Vous l’aurez compris, l’outil de signature électronique est devenu essentiel dans le monde des affaires modernes. Cependant, avec une multitude d'options disponibles sur le marché, choisir le meilleur outil de signature électronique pour votre entreprise peut s'avérer être un réel défi. Docusign, Adobe, Yousign, Universign, Hellosign, Signaturit, Pandadoc et bien d’autres. Il suffit de taper « logiciel de signature électronique » dans un moteur de recherche pour être totalement noyé dans la masse. Dans l’un de nos articles précédents, nous avons vu quels sont « Les avantages de l'utilisation d'un outil de signature électronique dans les entreprises ». Dans cet article, nous allons examiner les éléments clés à prendre en compte lors de la sélection d'un outil de signature électronique en fonction de vos besoins.

Identifiez vos besoins

Avant de commencer votre recherche, identifiez les besoins spécifiques de votre entreprise en matière de signature électronique. Posez-vous des questions telles que : combien de documents avez-vous besoin de signer par jour/semaine/mois ? De quel niveau de sécurité avez-vous besoin ? Avez-vous besoin d'intégrer l'outil avec d'autres systèmes ou applications ? Avez-vous besoin de modèles textes déjà rédigés et enregistrés sur certaines thématiques récurrentes ? Répondre à ces questions vous permettra de cibler les solutions qui correspondent le mieux à votre entreprise. Il existe 4 types de signatures électroniques : la signature électronique avancée, la signature électronique qualifiée, la signature numérique et la signature manuscrite dématérialisée. Elles varient en termes de niveau de sécurité des données et de reconnaissance juridique. Il est donc important de déterminer quel type de signature correspond le plus à vos besoins. La solution qu’offre Metaforma couvre les 4 types de signatures afin de répondre à tous les besoins des utilisateurs.

Gain de temps et efficacité

En éliminant les étapes fastidieuses du processus de la signature papier, l'utilisation d'un outil de signature électronique vous permet ainsi qu’à vos collaborateurs de gagner un temps précieux. Les signataires peuvent apposer leur signature en quelques secondes, sans avoir besoin de se déplacer physiquement ou d'imprimer des documents. Un contrat peut désormais être conclu en moins 5 minutes. Cela augmente la réactivité de votre l'entreprise. De plus, la signature électronique réduit les risques d'erreurs, comme les oublis de signature ou les documents mal remplis.

Sécurité et conformité

La sécurité est une préoccupation cruciale lors du choix d'un outil de signature électronique. Vous ne souhaitez surement pas envoyer un document sans aucune garantie derrière et prendre des risques non calculés. Assurez-vous que l'outil que vous envisagez est conforme aux normes de sécurité de l'industrie et aux réglementations en vigueur, telles que le règlement eIDAS pour l’Union Européenne. Vérifiez les protocoles de cryptage utilisés, la conservation des données et les niveaux d'authentification pour garantir la protection des documents et des informations sensibles.

Facilité d’utilisation

Un bon outil de signature électronique se doit d’être simple et intuitif à utiliser pour tous les utilisateurs, qu'il s’agisse des employés de votre organisme de formation ou de vos apprenants. Optez pour une solution qui propose une interface conviviale et des étapes de signature claires. Évitez les outils compliqués qui pourraient entraîner des erreurs de signature ou qui soient long à prendre en main. Cela pourrait décourager un client de signer, ce qui serait dommage ! La formation de vos collaborateurs qu’ils soient nouveaux ou qu’ils aient de l’ancienneté doit aussi se faire de façon fluide et optimale. Si l’outil est compliqué dans son utilisation, leur quotidien ne sera pas allégé.

Intégration avec d'autres systèmes

Si votre entreprise utilise déjà d'autres systèmes ou applications pour la gestion de documents et de flux de travail, vous devez faire en sorte que l'outil de signature électronique que vous choisissez puisse s'intégrer facilement avec ces systèmes. L'intégration permettra une transition fluide vers l'utilisation de ce nouvel outil, sans perturber vos processus existants. Vous pouvez aussi utiliser notre plateforme tout-en-un Metaforma, gratuitement dès aujourd’hui pour réunir l’ensemble de vos outils en un et ne pas avoir à switcher entre les différents logiciels.

Expérience utilisateur sur mobile

Avec l'augmentation de l'utilisation des smartphones et des tablettes, il est essentiel que l'outil de signature électronique que vous choisissiez soit compatible avec eux. Cela permettra aux signataires de signer des documents en déplacement, de n’importe où et n’importe quand, ce qui améliorera la souplesse et l'efficacité du processus de signature. Si les apprenants rencontrent des difficultés à signer leurs contrats en ligne, cela risque de les décourager de passer par votre organisme de formation, d’utiliser votre site internet ou autre. La solution proposée par Metaforma fonctionne aussi sur mobile.

Prix et valeur

Comparez les tarifs des différentes solutions de signature électronique, mais ne vous arrêtez pas seulement au prix. Analysez la valeur globale de chaque solution offerte, en termes de fonctionnalités, de support client, de sécurité, convivialité, de facilité d’utilisation, etc. Choisissez une solution qui offre un bon rapport qualité-prix et répond à vos besoins de manière optimale.

Archivage des données en toute sécurité

L'archivage des documents est une étape essentielle pour la gestion de votre activité. Conserver les documents de manière sécurisée et organisée est important à la fois pour se conformer aux réglementations en vigueur et pour disposer d'un accès rapide aux informations. Les outils de signature électronique proposent des fonctionnalités d'archivage automatique des documents signés. Une fois qu'un document est signé électroniquement, il est enregistré de manière sécurisée dans un système de stockage. Cela permet d'éviter les risques de perte de données ou de détérioration des documents papier et d'assurer leur intégrité à long terme. Vous pourrez également retrouver rapidement les documents grâce aux filtres de recherche. Grâce à l'archivage électronique, vous pourrez conserver vos documents en toute sécurité, tout en optimisant votre gestion documentaire et votre conformité aux réglementations en vigueur.

Assistance client

Le support client est essentiel pour toute entreprise qui utilise un nouvel outil. Assurez-vous que le logiciel que vous choisissez propose un service client réactif et fiable. Cela vous permettra de résoudre rapidement tout problème ou question qui pourrait survenir lors de l'utilisation de l'outil. En tant que professionnel de la formation, coach ou formateur, vous vous devez d’être réactif et ne pouvez pas rester bloqué sur une problématique liée à un outil du quotidien. Metaforma dispose d’un support dédié. Lorsque vous avez une question, notre équipe est réactive et répondra rapidement à vos interrogations grâce à une fonction chat intégré.

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Conclusion

La sélection du meilleur outil de signature électronique pour votre entreprise est une décision importante qui peut avoir un impact significatif sur l'efficacité de vos processus et la sécurité de vos documents.